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Zoom – videochiamate, meeting e didattica a distanza

In questo periodo di “isolamento” la tecnologia può aiutare a farci sentire più vicini.

Le videochiamate sono uno degli “strumenti” più utilizzati.
Esiste un’applicazione che permetta di vedere più di 4 contatti sullo schermo contemporaneamente?
Ebbene sì.. si chiama ZOOM, ma il limite viene superato solamente se si utilizza l’applicazione da PC o alcuni tablet compatibili.
Sui dispositivi mobili infatti si possono vedere sempre 4 persone contemporaneamente, ma trascinando la schermata si visualizzeranno i rimanenti (sempre 4 alla volta).

Si tratta di un’applicazione compatibile praticamente con ogni dispositivo (anche con Android datato), ha una fluidità e stabilità degni di nota e dopo molte ore di utilizzo la ritengo un’ottima soluzione.

N.B.: Fino a qualche giorno fa Zoom consentiva le videochiamate fino a 100 partecipanti, con un limite di tempo massimo pari a 40 minuti per videochiamata con un account gratuito.
Per agevolare il lavoro degli studenti e delle aziende in smart working, l’azienda in questo periodo d’emergenza Covid-19 ha rimosso il limite dei 40 minuti e si può videochiamare con Zoom gratis e senza limiti.

Download Zoom:

Scaricabile dagli store ufficiali per tutti i dispositivi:

Android

iOS

Windows

MacOS

Vecchi Andorid

Estensione per browser

Linux

Come creare una videochiamata con Zoom:

N.B.: in questo caso sarai tu l’amministratore della chiamata.
Dopo aver scaricato ed installato l’applicazione è necessario creare un account gratuito.
Puoi farlo direttamente dall’app:

Registrare un account gratuito

  1. Tocca o clicca il pulsante Sign Up
  2. Inserisci la tua email, ed il tuo nome/cognome o nickname e attiva la casella “I agree to the term of service”
  3. Procedi con la registrazione.
    Ti verrà inviata una email di verifica, nella quale dovrai cliccare sul link per procedere alla registrazione e confermare la tua identità.
  4. Dopo aver cliccato sul link verrai indirizzato alla pagina di registrazione nella quale ti verrà chiesto se stai iscrivendo un account scolastico oppure privato
  5. Dopo aver selezionato il tuo caso clicca su continua.
    Apparirà una pagina nella quale puoi modificare il tuo nome e cognome (o nickname), e creare una password.
    Crea una password sicura, contenente almeno un simbolo ed un carattere maiuscolo e/o numerico. Più complessa sarà la password e più al sicuro sarà il tuo account.
  6. Al termine clicca sul pulsante “Continue” e la tua registrazione sarà completata.

Avviare una videochiamata con Zoom

  1. Apri Zoom ed accedi con il tuo account
  2. Tocca o clicca sul pulsante “New Meeting”
  3. Al passo successivo, puoi abilitare direttamente la trasmissione video (puoi farlo anche in un secondo momento toccando il relativo pulsante all’interno della videochiamata).
    Se vuoi puoi utilizzare il “Personal Meeting ID” (PMI): si tratta di un codice univoco associato al tuo account, è sempre lo stesso, e sarà la tua “stanza personale”.
    E’ sufficiente abilitarlo dal relativo interruttore.
    Se la stanza che stai creando è invece “usa e getta”, puoi lasciarlo disattivato, verranno creati automaticamente un codice ed una password univoci e random, che saranno validi fino a quando non chiuderai la comunicazione.
  4. Tocca il pulsante “Start a meeting” ed attendi il completamento dell’operazione
  5. Ad operazione completata sarai all’interno della tua stanza virtuale e ti verrà chiesto di attivare l’audio (selezionando “Call using internet audio” su dispositivi Apple)
  6. Per invitare partecipanti dovrai comunicare loro il codice della stanza e la relativa password visibili in alto
  7. In alternativa puoi condividere il link o invitare i partecipanti via mail, o messaggio selezionando l’icona “Participants”
  8. In questa sezione tocca il pulsante “Invite” per condividere la “stanza” con altri utenti

Come entrare all’interno di una videochiamata già attivata da qualcun altro in Zoom

  1. Se devi entrare in un meeting non è necessario creare un account, è sufficiente disporre del link (che ti verrà inviato dall’amministratore) oppure del Meeting ID (un codice numerico, sempre fornito dall’amministratore).
    Sarà sufficiente digitare tale codice, o cliccare sul link ricevuto per entrare all’interno della videochiamata.

    L’opzione Don’t Connect To Audio, se attivata, consente di accedere alla videochiamata senza abilitare il microfono.
    L’opzione Turn Off My Video, se attivata, consente di accedere alla videochiamata senza abilitare la fotocamera.
  2. Dopo aver inserito il codice del meeting o cliccato sul relativo link, è sufficiente cliccare sul pulsante “Join” per accedere, (se è la prima volta che utilizzi Zoom, verrà richiesto di accettare i termini del servizio).
    Se non possiedi un account registrato ti verrà richiesta la password del meeting (che dovrà essere comunicata sempre dall’amministratore), dopo averla inserita verrà effettuato il collegamento e sarai all’interno della chiamata.
  3. Ora dovrai consentire l’accesso alla fotocamera ed al microfono:
    • Se ti stai collegando tramite un dispositivo Apple:
    • seleziona “Call using Internet Audio
    • Se ti stai collegando attraverso un dispositivo Android
    • seleziona “Join with Video” (se vuoi trasmettere il video della fotocamera)
    • A questo punto ti troverai all’interno della videochiamata di Zoom, ma l’audio non sarà ancora attivo.
      E’ visibile infatti, in basso a sinistra, una piccola icona barrata del microfono
    • Per attivare l’audio in Zoom devi abilitarlo manualmente nel seguente modo:
      • Tocca una volta lo schermo in modo che appaiano le icone del menu di Zoom
      • Seleziona l’icona in basso a sinistra “Join Audio” e successivamente “Call via Device Audio”
      • Verrà richiesto l’accesso al microfono
      • A questo punto il microfono sarà abilitato e gli altri interlocutori potranno ascoltarti.
        L’icona “Join Audio” sarà stata sostituita da un microfono con la scritta “Mute”, che servirà eventualmente per escluderlo nuovamente.

Interfaccia Zoom:

Interfaccia dispositivi mobili (Tabled e Smartphone)

Speaker View

  1. Durante la videochiamata, la prima pagina che si presenta viene chiamata “Speaker View”, ovvero vedrai a schermo intero lo speaker (o l’amministratore) della videochiamata.
  2. Trascinando la schermata verso sinistra saranno visibili i primi 4 partecipanti alla videochiamata.
  3. Se i partecipanti sono più di 4, per vedere i restanti dovrai trascinare la schermata verso sinistra nuovamente, (sempre 4 alla volta). Nel caso tu possieda un tablet compatibile è possibile che siano visualizzate più di 4 persone contemporaneamente.
  4. Toccando due volte un interlocutore verrà visualizzato a schermo intero (sostituendo il video della Speaker View iniziale).
  5. Per ritornare alla visione multipla dovrai trascinare nuovamente verso sinistra la schermata.

Utilizzare la fotocamera posteriore

  1. Durante una videochiamata tocca lo schermo una volta per far apparire il menu
  2. In alto a sinistra troverai l’icona i un altoparlante che premendola ti consentirà di silenziare l’audio, a destra di questa icona è presente lo switch della fotocamera (con le due frecce circolari).
  3. Toccando questa icona potrai scambiare la trasmissione video dalla fotocamera anteriore a quella posteriore e viceversa.

Safe Driving Mode

Partendo sempre dalla “Speaker View”, ovvero la prima schermata che mostra un interlocutore a schermo intero, trascinando la schermata verso destra entrerai in “Safe Driving Mode”, ovvero una modalità rapida nella quale appare un grande pulsante che consente una volta premuto di attivare o disattivare il microfono in modo semplice, (in questa modalità la fotocamera viene disattivata).

Consiglio: Zoom da il meglio di sé in landscape, ovvero in modalità con schermo orizzontale. Ruota lo schermo in modo da avere i contenuti, (e soprattutto i video dei partecipanti), ben distribuiti e con la massima risoluzione.

Condivisione dei contenuti e dello schermo:

Come abbiamo visto in precedenza, durante una videochiamata all’interno di Zoom, toccando una volta lo schermo appare il menu dell’applicazione.
In basso al centro troviamo l’icona “Share Content”, che permette di condividere i contenuti del dispositivo, ma anche di file archiviati su un servizio cloud.

Condivisione dello schermo:

  1. Tocca l’icona Share content e seleziona la voce “Screen” (su alcuni dispositivi Android datati l’opzione non è disponibile)
  2. Segui le istruzioni sullo schermo per attivare la condivisione (Su Android attiva se richiesto lo switch “App che possono essere spostate su altre app”).
  3. Seleziona ora “Avvia trasmissione” o “Avvia adesso”.
  4. Da questo momento tutto quello che verrà visualizzato sullo schermo del dispositivo verrà trasmesso a tutti i partecipanti della videochiamata.

Condivisione di file, contenuti e lavagna virtuale:

In Zoom è possibile condividere documenti e foto, link, file presenti sui servizi cloud ed una lavagna virtuale che saranno visibili a tutti i componenti della videochiamata e con cui potranno interagire

  1. Tocca l’icona Share content e seleziona la voce relativa al contenuto che desideri condividere
  2. Segui le istruzioni sullo schermo per attivare la condivisione
  3. Puoi scrivere, evidenziare e commentare i file condivisi, e gli utenti possono fare lo stesso anche con colori diversi.
    Si può inoltre condividere una lavagna virtuale (Whiteboard), nella quale ognuno può scrivere all’interno (opzione non disponibile su iOS, ma se un utente condivide da un dispositivo compatibile una whiteboard, anche i dispositivi iOS possono vederla ed utilizzarla).

Conclusione

Abbiamo visto alcune caratteristiche principali di Zoom, che trovo un’ottima applicazione, stabile, con video fluido e di buona qualità.
Ottima per le videochiamate di gruppo e con moltissime caratteristiche utili per un meeting di lavoro, oppure per la didattica a distanza.
Alcune funzionalità non sono del tutto intuitive, ma non serve molta pratica per imparare ad utilizzarle.
L’interfaccia su PC è più completa ed inoltre consente di visualizzare più di 4 interlocutori durante una videochiamata.
Si possono pianificare riunioni da sincronizzare con il calendario personale.
Il limite dei 40 minuti durante una videochiamata è stato momentaneamente tolto ed è fruibile gratuitamente.
A mio avviso si tratta di un’ottimo software che svolge bene il lavoro per il quale è stato creato.

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